Zmiany w art. 111 ustawy o VAT mają na celu wprowadzenie nowych procedur badań spełnienia przez kasy rejestrujące określonych przepisami funkcji, kryteriów i warunków technicznych, jak również wydawania potwierdzenia o spełnieniu tych wymagań. Jak już wspomniano, dotychczas zadania te były przypisane Ministrowi Finansów, który wykonywał je tylko przejściowo. Resort finansów nie jest bowiem resortem właściwym i odpowiednio przygotowanym z punktu widzenia wymogów kadrowych, wyposażenia technicznego i całej logistyki niezbędnej dla tego typu działań. Dlatego też zdecydowano, że właściwszym organem będzie Prezes Głównego Urzędu Miar. Tak więc, zgodnie z ww. nowelą, od 1 września br. badaniem kas przed dopuszczeniem ich do sprzedaży na rynku będzie zajmował GUM, z kolei prezes tego urzędu będzie wydawał decyzję potwierdzającą spełnienie przez kasy odpowiednich funkcji, kryteriów i warunków technicznych.

Sprawy niezakończone przez Ministra Finansów do dnia 31 sierpnia 2011 r. będą rozpatrywane na podstawie dotychczasowych przepisów przez Prezesa Głównego Urzędu Miar, tj. przepisów o kryteriach i warunkach technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, obowiązujące w momencie składania wniosku o potwierdzenie spełnienia tych kryteriów.

Opłata i kara

Za przeprowadzone badania będą pobierane opłaty na zasadach zbliżonych do obecnie pobieranych opłat przez Prezesa GUM za badanie urządzeń pomiarowych. Wysokość opłaty będzie ustalał Prezes Głównego Urzędu Miar w trybie decyzji, przy uwzględnieniu czasu przeprowadzanych czynności, ich zakresu i stawki godzinowej za czas pracy pracowników GUM oraz kosztów badań wykonanych w ramach decyzji.

Nowe regulacje zawierają także przepisy o charakterze sankcyjnym związane z wprowadzaniem do obrotu kas, które wbrew deklaracji nie spełniają funkcji, kryteriów i warunków technicznych, lub niezałączaniem takiej deklaracji. Powyższe uchybienia są podstawą do nałożenia kary pieniężnej w wysokości 5 tys. zł przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Uwaga! Potwierdzenia stwierdzające spełnienie przez kasę warunków jej użytkowania zachowują moc do dnia określonego w tych potwierdzeniach, chyba że potwierdzenie to zostanie cofnięte. Dodajmy, że prezes GUM może cofać potwierdzenia wydane do dnia 31 sierpnia 2011 r. przez ministra finansów, w przypadku gdy kasy wprowadzone do obrotu nie odpowiadają przepisom, na podstawie których wydano potwierdzenia (decyzje) o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych, lub też nie są zgodne ze złożonym wnioskiem lub dokumentami dostarczonymi wraz z wnioskiem albo wzorcem kasy.

Obowiązki dostawców kas

W celu wyeliminowania nieprawidłowości w funkcjonowaniu serwisu kas wprowadzono przepisy dokładniej precyzujące obowiązki dostawców kas w zakresie organizacji tego serwisu. Zatem, producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących, którzy uzyskali potwierdzenie prezesa GUM mają obowiązek:

1) zorganizowania serwisu kas rejestrujących dokonującego przeglądów technicznych kas,
2) zamieszczania w dokumentach obowiązkowo dołączanych do kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu deklaracji o spełnieniu przez dostarczaną kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych oraz zgodności z egzemplarzem wzorcowym kasy, która była podstawą do wydania potwierdzenia,
3) przekazania użytkownikom kas aktualnego wykazu uprawnionych podmiotów, które prowadzą serwis wraz z adresami punktów, w których są wykonywane usługi serwisowe (w tym przeglądy techniczne kas) w zakresie danego typu kasy,
4) w przypadku likwidacji działalności, przekazania w drodze umowy obowiązków i uprawnień w zakresie prowadzenia serwisu innemu podmiotowi będącemu producentem krajowym, podmiotem dokonującym wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących, wprowadzającym do obrotu kasy rejestrujące lub innym podmiotom prowadzącym serwis kas rejestrujących; o zawarciu umowy podmioty przekazujące serwis muszą powiadomić urząd skarbowy.

Obowiązki użytkowników kas

W art. 111 ustawy o VAT dodano również przepisy określające najważniejsze obowiązki podatników zobowiązanych do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas. Dotychczas sprawy te były uregulowane jedynie w przepisach wykonawczych. Zgodnie z nowymi przepisami użytkownicy kas mają obowiązek:

1) dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy,
2) dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy,
3) udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów,
4) zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących,
5) używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 1, tj. w rozporządzeniu, które zostanie wydane przez ministra finansów a które będzie określać sposób prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym o zastosowaniu specjalnym dla specyficznego rodzaju działalności, oraz warunki używania kas przez podatników, uwzględniając potrzebę właściwego ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas przez tych podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku,

Uwaga! Do czasu wydania nowego rozporządzenia nadal obowiązuje rozporządzanie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338, z późn. zm.).

6) przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z o rachunkowości,
7) stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży; podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze albo marża, ewidencjonują na potrzeby obliczenia osiąganego przez nich obrotu oraz kwot podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników,
8) dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym,
9) prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej,
10) dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy,
11) poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Dodajmy, że od 1 września podatnicy mogą stosować tylko kasy z certyfikatem Głównego Urzędu Miar.

Należy tu od razu zaznaczyć, że od 1 września nadal na rynku będzie można kupić i stosować kasy ze „starym” certyfikatem, które zgodnie z przepisami przejściowymi nadal zachowują ważność. Jednak trzeba pamiętać, o czym już wspomniano, że prezes GUM może cofnąć potwierdzenie spełnienia przez daną kasę warunków jej użytkowania, a wtedy urząd miar będzie mógł ponownie ją zbadać, aby wydać, bądź nie, nowy certyfikat.

Ważne! Kasy rejestrujące nabyte przez użytkowników kas w okresie obowiązywania potwierdzeń wydanych przed dniem 1 września 2011 r. mogą być nadal stosowane do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego, pod warunkiem że zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika z urzędem skarbowym.

Rozporządzenia wykonawcze ws. kas

Zgodnie z przepisami przejściowymi, do czasu wydania nowych rozporządzeń wykonawczych nadal będzie obowiązywać rozporządzanie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338, z późn. zm.). Stare rozporządzenie zachowa jednak moc tylko do 1 kwietnia 2013 r. (tj. do 24 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej, a jest 1 kwietnia 2011 r.). Do tego czasu powinny już wejść nowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 111 ust. 7a i 9 ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 września 2011 r